Membuat Mail Merge pada Ms.Word

Membuat mail merge bukanlah hal yang sulit
berikut adalah panduan pembuatan mail merge dengan Ms word 2007. Selamat Mencoba!!!

Buka program atau aplikasi microsoft word 2007, Klik tombol Start, pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office, kemudian klik pada Microsoft Office 2007.

Setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan ketiklah contoh data seperti di bawah ini.

untuk teks yang akan diisi dengan kode mail merge (seperti nama dan alamat) dapat dikosongkan, tidak perlu diketik.

Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge.  Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar   Start mail Merge, lalu klik pada  Step by step Mail Merge Wizard

Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007,  akan muncul jendela Mail Merge.  Pada Select document type pilih letters,  kemudian klik pada  Next: Starting document

Tahap selanjutnya pada  Select starting document  pilih Use the current document,  kemudian pilih Next: select recipients

Tahap selanjutnya pada   Select recipents pilih pada Type a New list,  lalu klik pada Create

Setelah klik tombol create, Jendela  New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan dua address yaitu <nama> dan <alamat>,  maka kita buat kedua address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns

Setelah klik Customize Columns, akan terbuka jendela  Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete,

jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

Setelah  menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (nama field pada latihan ini  “nama” dan “alamat”

Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.  kemudian klik tombol OK

Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini,  dan  Klik pada tombol OK

Setelah klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bebas), kemudian klik tombol Save.

Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok

Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang <nama> dan <alamat>.  kita mulai dari <nama> dulu.  Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk nama yaitu di bawah  tulisan  Yth. Bpk/Ibu/Sdr.

Setelahmeletakkan kursor pada tempat tersebut, klik pada menu  Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat,

Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

Untuk merubah kode  <nama> dan <alamat> menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon  Preview Result

Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.

sekarang data mail merge telah selesai dibuat, semoga bermanfaat dan selamat belajar.

Read More